索  引: SM025-B0404-2017-0002 公开形式: 公开栏
公开时限: 长期公开 效力状态: 有效  
发布机构: 县档案局 生成日期: 2017年08月28日
名  称: 三门县档案馆档案接收进馆标准      
文号: 责任科室:
三门县档案馆档案接收进馆标准

为保证进馆档案质量,实现馆藏档案管理的规范化、标准化和现代化,根据《档案法》及其实施办法、《档案馆工作通则》、《浙江省国家档案馆管理办法》和《台州市档案馆档案接收进馆标准》等档案工作法律、法规,和国家有关档案业务标准,结合三门县档案工作实际,制定本标准。

一、按全宗整理移交档案

1.各立档单位必须按全宗收集整理档案,根据进馆要求,向档案馆移交档案;

2.凡反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的对国家和社会具有保存价值的需要永久、长期(30年)保存的各种门类、各种载体的档案,均应收集齐全,确保全宗的完整,经过系统整理后,按规定向档案馆移交。

二、全宗内档案进馆范围

进馆的档案资料主要包括:

1.文书档案;

2.会计档案;

3.科技档案;

4.专门档案(业务档案)

5.特殊载体档案,包括照片、录音录像、实物等档案(荣誉档案要求获市级以上荣誉);

6.全宗介绍、各类编研材料,包括组织机构沿革、公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。

7.移交时需移交所属年度的全宗卷。

三、全宗内档案分类科学,编号规范

1.一个全宗内要确定统一的分类方案,根据本单位内部的机构设置、档案属性划分档案的种类,做到门类之间界限清楚,层次分明,历年的分类方法应基本统一。各类档案都必须以卷或件为基本单位进行整理。

2.全宗内文书档案类别设置合理,按年度保管期限或年度—保管期限—问题(或组织机构)分类(201661日后按DA/T22-2015标准执行:年度—机构或问题—保管期限、年度—保管期限—机构或问题分类);会计档案按年度—形式分类(201611日后参照国家档案局令79号执行);科技档案的分类应符合国家档案局有关文件的规定;其它专门档案的分类符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准;

3.全宗内档案的编号排列按统一标准,以卷为单位整理时,档号编制为全宗号—目录号(分类号)—案卷号;以件为单位整理时,档号设置符合《归档文件整理规则》的要求。

四、全宗内档案的鉴定

根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,三门县档案局审核通过的本单位归档范围和保管期限表,国家档案局和国家有关专业主管部门制定的有关科技档案、会计档案及专业档案的保管期限规定的精神,准确划分档案文件的保管价值,区分永久、长期(30年)、短期(10)或永久、定期。

为避免和减少重复件进馆,档案移交单位应做好案卷进馆前审核工作。凡列入本馆接收范围的单位之间相互发送的重要文件,除请示、批复等外,一般由发文单位归档进馆,收文单位的上述档案不予进馆;上级党政领导机关、专业主管部门发给本级的文件,分别由本级党政领导机关和专业主管部门归档进馆,其它单位保存的上述档案,原则上不予进馆。进馆前还需对原定短期(10年)档案进行再次鉴定,将鉴定后保管期限上升的档案归入相应的年度一并移交。

五、档案整理要求

全宗内所有档案应收集齐全,经系统整理。文书档案、科技档案、照片档案、会计档案、磁性载体档案质量必须符合《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《会计档案管理办法》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求,要遵循文件材料的形成规律,保持卷内文件材料的有机联系,参照文件材料的不同价值,便于利用和保管。

1.文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;

2.保持文件之间的有机联系,便于保管和利用。同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、印件与定稿、请示与批复转发文件与原件等应一起整理;件内排列批复在前,请示在后,正件在前,附件在后。剔除重份文件;

3.跨年度的会议、活动、案件等形成的文件一般归入结束年度整理;

4.产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷;

5.录音带、录像带、照片等档案的整理、编目应与分类方案相统一,文字说明材料齐全、准确;

6.文件材料的制作和书写材料必须达到永久保存。

六、案卷质量

各类进馆档案案卷的质量应符合标准。

1.文书档案;

1.1卷皮(盒)及封面填写符合要求,内容完整(单位名称在第一行),无破损;

1.2卷内(归档文件)目录中填写的题名、文号、日期等内容要完整、准确、规范;

1.3页码编写准确,无重号、空号、缺号;

1.4备考表填写完整;

1.5装订要结实美观。卷(件)内文件上无金属物,装订无掉页、倒页、压文件字迹等妨碍阅读情况,卷(件)内文件材料无破损、虫蛀、霉变、字迹褪变或衍渗等,发现上述情况应及时纠正或采取相应措施。卷内文件有铅笔、圆珠笔、复写纸书写、签署的文件和字迹褪变的文件,应进行复制,将原件与复制件排列在一起,复制件在前,原件在后。

2.实物档案按件编目,一件为一卷,标签贴于反面;

3.录音录像档案按盒编目,一盒为一卷,标签贴于盒脊上,并在录音录像带上编号;

4.照片档案整理应符合《照片档案管理规范》的规定。进馆的照片档案宜装入照片册内,照片、底片(或电子照片)、文字说明齐全,底片与照片影像相符,册内有封面、卷内目录、备考表。在填写封面件数处填写照片张数;永久保存的照片必须要有底片(或电子照片);进馆时要统计到照片卷数、张数和底片张数。

5.会计档案等专门档案按照国家相关标准执行;

6.各类业务档案一般按照各系统条线规定执行,没有规范的,参照文书档案标准实施。

7.文书档案、会计档案、照片档案、科技档案、特殊载体档案等各类档案,要区分使用不同类别的卷盒、卷皮等档案装具,卷皮、卷盒符合国家标准统一规格。

七、检索工具

1.全宗内所有档案门类要编制案卷目录(文书档案以件归档整理的提供归档文件目录)。以卷为单位整理的文书档案、科技档案、照片档案需编制全引目录,专门档案(含业务档案)根据实际情况确定;

2.目录装订符合要求。大小为A4尺寸,有内封面、备考表,内容填写完整准确。案卷目录打印不允许有空白行,建议字号设置为四号;

3.目录号编制应无空号,已经进过馆的单位,目录号应延续使用。

八、进馆档案信息化

全宗内所有进馆档案及目录要进行数字化加工,在移交纸质档案时,必须同时移交相应的数字化成果(或电子档案),数据可以以光盘或移动硬盘移交。档案数字化内容包括:

1.文书档案、照片档案案卷级目录、文件级目录输入档案管理系统,形成数据库,档案全文进行扫描形成数字化副本;

2.业务档案(专门档案)、实物档案、录音录像档案等案卷级目录输入档案管理系统,业务档案(专门档案)文件级目录根据材料档案实际情况而定。业务档案全文进行扫描形成数字化副本。实物档案通过拍摄形成数字化副本。录音录像档案进行转换形成音视频数字化副本。

3.进馆档案必须建立符合要求的案卷级目录数据库、文件级目录数据库。各单位移交的目录数据库必须符合《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》(浙档发〔201117号),确保著录项与著录内容完整。

3.1文书档案的案卷级目录数据库必须由以下字段组成:案卷级档号、全宗号、目录号(分类号)、案卷号、全宗名称、案卷级责任者、案卷题名、卷内文件起始时间、卷内文件终止时间、卷内文件份数、案卷保管期限、案卷总页数、密级、备注。保管期限一般分为永久、长期、短期,用中文表述。其中案卷级目录档号由全宗号-目录号-案卷号组成,分别用三位阿拉伯数字组成。如J103-002-018103是全宗号,J代表建国后,002是目录号,018是案卷号。在档案馆没赋予全宗号的情况下档案室的案卷级全宗号可用拼音简写如三门县工业园区管委会用JGYY,下同。案卷级责任者指立档单位的全称,起始时间填年月,用格式化的阿拉伯数字表示,如199701,表示19971月。

3.2文书档案的文件级目录数据库分两种,一种是立卷改革之前以卷为单位整理的,一种是立卷改革后按归档文件整理规则以件为单位整理的。

3.2.1以卷为单位整理的文书档案的文件级目录数据库必须由以下字段组成,文件级档号、卷内顺序号、文号、责任者、文件题名、成文日期、页数、密级、保管期限、附件、备注。其中档号由全宗号-目录号-案卷号-页(张)号组成,分别用三位阿拉伯数字表示。如J103-002-018-150,表示这份文件的起始页是在J103-002-018这一卷的第150页。卷内顺序号用3位阿拉伯数字表示。文号必须包括字号、年度、流水号三个部分,如三档〔20101号。责任者指文件制发机关。题名即文件标题,没有题名的要自拟题名,并在外面加[]以示区别。涉及人事任免的文件,如标题中只有一个人名,而正文中不止一个,要把正文中的所有人名都在题名上揭示出来。成文日期用八位阿拉伯数字表示。如20100102

3.2.2以件为单位整理的文书档案的文件级档案目录(归档文件目录)数据库必须由以下字段组成:档号、全宗号、年度、保管期限、组织机构或问题、件号、责任者、文号、题名、成文日期、页数、附件、密级、备注。档号由全宗号-年度-问题或机构(代码)-保管期限代码-件号组成。年度指文件形成的年度,用4位阿拉伯数字表示。保管期限用数字表示,12345分别表示短期、长期、永久,30年、10年。如J002-2013-3ZZ-00071J表示建国后,全宗号为2,由四位组成,首位为字母,其它三位为数字,不足三位“补0”,件号用五位阿拉伯数字标识,ZZ表示不划分问题机构(划分问题机构的用相对应代码,代码表存于全宗卷内),3表示永久,件号为71

3.3案卷级目录数据库和文件级目录数据库采用DBF格式,若采用其他格式的,应能根据需要按要求实现与DBF格式之间的转换。

4.进馆纸质档案数字化必须符合标准。纸质档案数字化参照《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》(浙档〔20074号)文件执行。

4.1应采用彩色模式进行扫描,扫描分辨率应选择≥300dpi,图纸类文件扫描分辨率建议选择≥200dpi,照片档案扫描分辨率应≥600dpi

4.2纸质档案扫描采用多页TIFFPDF格式存储,照片档案扫描采用JPEG格式存储。纸质档案扫描后需对PDF文件正本进行OCR识别,转换成双层PDF文件,图纸类等不需OCR识别的可转换成单层PDF文件。图像处理必须符合《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》(浙档〔20074号)的规定,确保图像的完整、准确与清晰。

4.3向县档案馆移交TIFF、双层PDF(图纸类为单层PDF)格式数据光盘各1套。刻录光盘应选用一次性写入光盘,使用的光盘应符合国家《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)标准,如清华同方档案级光盘、JVC国际档案级光盘或SONY单盒装刻录光盘等。

5.所有数字化成果(或电子档案),要求能与档案文件级目录相链接,建立全文数据库。图像文件的命名:以纸质档案目录数据库为依据,将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。通过档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

九、进馆档案的定密和解密

定密,根据本系统关于密级划分范围的规定,确定进馆档案中相关文件的密级和保管期限,经有关领导审核后,按《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》标明密级和保密期限。一般标在四处:一在案卷封面左上角标以本卷内文件最高密级和保密期限;二在案卷内文件左上角标明密级和保密期限;三在案卷目录和卷内目录的备注栏中标明保密期限;四是在全宗介绍中说明。解密,编制应解密档案目录清册,经有关部门和领导审核后,报分管领导批准执行。

十、移交文件编制

1.编写全宗介绍。全宗介绍的编写应参照中华人民共和国行业标准《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012)内要求,以文字叙述的形式介绍全宗构成者的组织机构沿革,全宗内档案基本情况、全宗内档案内容与成份;

2.若文书档案按机构或问题整理的,全宗卷内需附机构问题代码表;

3.编写立档单位大事记。依照编年法对移交进馆档案所针对年度内发生的大事进行编写,大事发生的时间、内容记述要简明真实、准确可靠;

4.编写档案分类方案。该方案涵盖所有进馆档案的门类,每一门类档案的类目设置,整理方法,编号排架方式;

5.编写档案保管期限表。包括所有档案的归档范围和保管期限的设置;

6.编写进馆档案鉴定报告。对进馆过程中各类档案的鉴定整理情况予以说明;

7.填写档案交接文据。各单位在进馆各项工作完成后,需填报《三门县档案馆档案移交进馆申请表》(1)和《档案交接文据》(3),准确、完整地填写应填写的全部内容,并签字和加盖公章。

十一、档案的移交

1.移交档案进馆前,应将本单位编制的移交文件,以及需移交进馆的各类案卷目录和全引目录各一套,报三门县档案馆审核,所有报送审核材料均要打印成册;

2.移交文件审核通过后,三门县档案馆与移交单位协商确定档案移交进馆时间。三门县档案馆负责对移交进馆的档案质量及数字化情况进行入库前检查,确认符合规定要求并帐物相符后办理《档案交接文据》。

3.进馆时档案要统一装箱,并编号,注明全宗号、目录号、案卷起止号等。

十二、本标准自201610月起实行。

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